Panduan Prosedur
Dalam upaya menjaga efisiensi, akuntabilitas, serta ketertiban tata kearsipan administrasi umum, Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Malang menetapkan SOP Surat Masuk dan Surat Keluar. 🔄 Alur Prosedur Pengelolaan Surat Masuk & Keluar Plaintext [Penerimaan Surat] ➔ Registrasi & Lembar Disposisi ➔ Pengkajian Kasubbag TU ➔ Disposisi KaCabdis ➔ Pengarahan Tindak Lanjut ➔ Pendistribusian / Surat Keluar.
- Penerimaan & Bukti Tanda Terima: Petugas menerima surat masuk dan menandatangani bukti pengiriman.
- Registrasi & Agenda: Petugas mencatat surat masuk ke dalam buku agenda serta membuat lembar disposisi sebelum diserahkan ke Kasubbag TU.
- Pemeriksaan Awal Kasubbag TU: Kasubbag TU memeriksa surat, memberikan catatan awal pada lembar disposisi, dan meneruskannya ke Kepala Cabang Dinas Pendidikan.
- Disposisi Kepala Cabang Dinas: Kepala Cabang Dinas mempelajari surat: ---- memberikan disposisi tindakan untuk unit/bagian teknis yang dituju. ----Jika hanya informasi, surat dikembalikan ke Kasubbag TU untuk diarsipkan.
- Pengarahan & Instruksi: Kasubbag TU menerima surat yang telah didisposisi Kepala Cabang Dinas dan memerintahkan staf untuk mendistribusikannya.
- Pendistribusian / Surat Keluar: Staf mendistribusikan surat/dokumen ke bagian tujuan atau memprosesnya menjadi surat keluar.
